Ensin pidetään hallituksen kokous, jossa isännöinnin vaihdos käsitellään. Eli käytännössä:
1. Laaditaan esitäytetty hallituksen pöytäkirja.
- tällä pöytäkirjalla valitaan uusi isännöitsijä
- annetaan valtuutus pankille maksuliikenneasioita varten
- päätetään vastike- yms. maksujen perintäkäytännöstä
2. Laaditaan Suomen Kiinteistöliiton esitäytetty isännöintisopimus. (Kiinteistöliiton isännöintitehtäväluettelo liitetään sopimukseen)
3. Selvitetään juokseviin ja keskeneräisiin asioihin liittyvät seikat (eli lähinnä asioita, joista on hyötyä isännöinnin aloittamisessa).
4. Kiinteistön esittely voidaan tehdä uudelle isännöitsijälle jo tässä yhteydessä tai myöhemmin sovittuna ajankohtana. Kiinteistön voi esitellä myös entinen isännöitsijä tai huoltoyhtiö.
Toimenpiteet pian kokouksen jälkeen
1. Hoidamme pankissa isännöitsijän vaihdokseen liittyvät asiat sekä pankkitilin käyttövaltuutuksen muutoksen.
2. Toimitamme kaikille osakkaille ja asukkaille tiedotteen isännöinnin vaihtumisesta sekä kyselylomakkeen yhteystiedoista. Samalla toimitamme uudet viitetilisiirrot maksajille vastikemaksuja varten.
3. Hoidamme entisen isännöitsijän kanssa taloyhtiön hallintomateriaalien luovutuksen sekä sovimme kirjanpitomateriaalien ja välitilinpäätöksen luovutusajankohdan uuden isännöinnin aloituskuukaudelle.
Uuden isännöinnin aloitus hallitusti
1. Hallintopuolen tiedot ovat atk-järjestelmässä 1-3 päivässä ja asiakirjajärjestelmä kunnossa. Samalla tarkistamme taloyhtiön tärkeät tiedot ja juoksevat asiat. Näin isännöinti on heti hallinnassa. Asiakirja- ja atk-järjestelmää päivitetään jatkuvasti, jolloin tiedot ovat aina ajan tasalla ja nopeasti saatavilla. Mm. korjaus- ja huoltotoiminta syötetään atk-järjestelmään, jolloin korjaus- ja urakoitsijatiedot ovat aina nopeasti saatavilla pitkältäkin ajalta.
2. Vuokrakirjanpidon ja pääkirjanpidon aloittaminen tapahtuu heti, kun välitilinpäätös ja kirjanpitomateriaalit on luovutettu. Kirjanpidon perustietojen syöttäminen atk-järjestelmään on nopea toimenpide. Tämän jälkeen juoksevan kirjanpidon hoitaminen voidaan aloittaa.
3. Osakkaat ja asukkaat poistavat vanhat tilisiirrot maksatuksesta ja toimittavat uudet tilisiirrot (uusi viitenumero) entisten tilalle. Muita toimenpiteitä isännöinnin vaihdos ei heille aiheuta.
4. Kaikkiaan isännöinnin vaihdos on helppo ja vaivaton prosessi, joka sitoo hallitusta hyvin vähän. Hallituksen tehtävät rajoittuvat lähinnä edellä mainittuun kokoukseen ja muutamiin puhelinsoittoihin.